Non, une charte projet n'est pas forcément un document que l'on est obligé de remplir et que l'on s'empresse d'oublier dans un placard.
1 - La charte projet
La cause principale d'échec d'un projet est : une conduite de changement inadaptée ou absente.
La deuxième cause d'échec est : un projet sans sponsor ou avec un sponsor inadapté.
La phase Define débute avec l'officialisation de la démarche par l'intermédiaire d'un document signé par le sponsor : la charte projet.
Il s'agit ici d'être le plus transparent possible sur la démarche en précisant :
- La définition du problème, le "problem statement"
- les gains attendus
- le planning
- la constitution du groupe projet, avec pour chaque membre, le rôle et le temps consacré au projet (en % d'ETP, en jours/mois ou en jours/semaine).
Le "problem statement" doit être exprimé très clairement et sans équivoque. Sur l'un des projets conduit récemment, nous avions rédigé le problem statement de cette façon : "l'effectif de la force de vente a augmenté de 22% (+110 personnes) sans augmentation d'effectif dans les fonctions support. Le niveau de service (délais pour qu'un vendeur ait 100% de son équipement : voiture, téléphone, ordinateur, carte affaires...) est passé de 3 semaines à 6 semaines. L'objectif est de revenir, au minimum, à un niveau de service de 3 semaines, sans recrutement dans les fonctions support"
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